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¿Qué es la Administración de Proyectos?

    Significado de Administración de Proyectos

    La administración de proyectos es el proceso que se encarga de llevar a cabo la planeación, organización y ejecución de un proyecto.

    Básciamente, existen dos áreas encargadas de dirigir la ejecución de un proyecto: la parte administrativa y la de gestión. En la administración de proyectos se organizan y dirigen los recursos para realizar un proyecto. Por su lado, la gestión de proyectos se encarga de coordinar todas las actividades necesarias para llevarlo a cabo y culminarlo de manera exitosa.

    ¿Qué es un Proyecto?

    Los proyectos son actividades temporales que siguiendo un método dan como resultado un nuevo producto, servicio o llegan a una conclusión específica. Se caracterizan por tener un comienzo y un final definido, como limitaciones de tiempo y financiamiento.

    ¿Qué es un Director de Proyectos?

    Existen dos figuras encargadas de la gerencia de proyectos, el director de proyectos y el gestor de proyectos.

    Quienes se encargan de dirigir la administración de proyectos son los directores de proyectos. Estos profesionales tienen un gran conocimiento sobre el mejor camino para sacar adelante un proceso y tener éxito en un proyecto. Con sus habilidades y destrezas, los directores aplican diferentes técnicas para gestionar los proyectos de manera que se obtengan resultados positivos al finalizarlo.

    Es decir, la tarea de los directores de proyectos es planificar y organizar el uso preciso de los recursos humanos, económicos y de tiempo.

    Por su parte, el gestor de proyectos es la persona responsable de gestionar los recursos y llevar a cabo el proyecto. Su mayor responsabilidad es que el proyecto se complete a tiempo, cumpliendo con todo lo establecido por las partes interesadas.

    Los gestores de proyecto son los encargados de formar un equipo de profesionales con las capacidades necesarias para completar el proyecto. De igual forma es su tarea, contactar y contratar a proveedores que le suministren los servicios y materiales que requiere el proyecto.

    Fases de la administración de proyectos

    La administración de proyectos puede dividirse en varias fases, según lo requiera el director del proyecto. Por lo general, se divide en 4 fases: iniciación, planificación, ejecución y comprobación – cierre:

    • Iniciación: en esta fase se define y se aprueba el proyecto. De igual forma, es cuando se establece quién será el director del proyecto y quién el gestor de proyecto.
    • Planificación: una vez aprobado el proyecto lo siguiente es planificar su desarrollo. Para ello se diseña un plan de trabajo detallado, que lleve a cumplir con los objetivos y el límite de tiempo pautados desde el inicio.
    • Ejecución: es en esta etapa se empiezan a realizar las actividades pautadas durante la fase de planificación. Durante esta fase el gestor de proyectos trabaja en la gestión de riesgos y en la comunicación entre todas las personas involucradas en el proyecto.
    • Cierre y de comprobación: la última fase se divide en dos partes, la primera, es un proceso de culminación formal del proyecto. Y la segunda es la entrega y comprobación de los resultados a quienes financiaron el proyecto.

    Importancia de la administración de proyectos

    La administración de proyectos es importante porque organiza y dispone los recursos del proyecto para que se realice en el tiempo y presupuesto establecido. De igual manera, se encarga de mantener el orden y la dirección del trabajo para que no se desvíe de los objetivos.

    Además, una administración de proyectos eficiente evita retrasos en los tiempos de entrega y sobrecargos de costos.

    Ventajas de la administración de proyectos

    El proceso de planificación y organización de la administración de proyectos, ayuda tanto a mejorar la ejecución como también, a llegar al objetivo final.

    Las principales ventajas de la administración de proyectos son:

    • Mejora de la eficiencia: la administración de proyectos mejora la ejecución de las actividades del proyecto con su planificación y organización de recursos.
    • Evita perdidas: al planificar cada detalle del proyecto y administrar los recursos de acuerdo al presupuesto, evita pérdidas de tiempo, de recursos y de costos financieros.
    • Mejora de la comunicación: la planificación del proyecto hace que la comunicación sea fluida entre los miembros del equipo, y con las partes interesadas.
    • Incrementa la satisfacción del usuario: al cumplir tanto con el tiempo de entrega como con el presupuesto establecido desde el inicio del proyecto. La administración de proyectos permite satisfacer todas las expectativas de las partes interesadas.
    • Asegura el éxito del proyecto: al desarrollar un plan detallado paso por paso de la ejecución del proyecto. De esta manera se aclara todo lo que se debe hacer para alcanzar un final exitoso.