En el vertiginoso mundo digital actual, las empresas y los empresarios buscan constantemente formas de agilizar sus operaciones y aumentar su productividad. Una forma de conseguirlo es contratar a un asistente virtual.
A continuación, te diremos cómo puedes convertirte en un o una asistente virtual y cuáles conocimientos, habilidades y herramientas básicas necesitas para conseguirlo.
¿Qué es un o una Asistente Virtual?
Un asistente virtual, o VA para abreviar, es una persona que trabaja a distancia, proporcionando asistencia administrativa, técnica o creativa a clientes desde una ubicación remota. Suelen trabajar desde su propia oficina en casa, utilizando su propio equipo y software para completar las tareas.
Para convertirte en un asistente virtual de éxito, debes tener grandes dotes de comunicación, gestión del tiempo y técnicas, así como capacidad para resolver problemas y pensar de forma creativa.
Además, debes familiarizarte con diversas herramientas y programas informáticos, como programas de gestión de proyectos, herramientas de comunicación, administración de redes sociales y plataformas de almacenamiento en la nube.
Con las aptitudes y la formación adecuadas, cualquiera puede convertirse en asistente virtual y prestar valiosos servicios a clientes de todo el mundo.
¿Cuál es la importancia de un o una Asistente Virtual?
Hay muchas razones por las que es importante tener un asistente virtual. En primer lugar, una VA puede ahorrarte tiempo y dinero. Al subcontratar tareas a un asistente virtual, puedes liberar tu propio tiempo para centrarte en tareas más importantes, como hacer crecer tu negocio o desarrollar nuevos productos.
Además, un asistente virtual puede ayudarte a ahorrar dinero al reducir la necesidad de personal a tiempo completo o de espacio de oficina.
Funciones de una o un Asistente Virtual
Las funciones de un asistente virtual pueden variar en función de las necesidades de sus clientes. Algunas tareas habituales que puede realizar un asistente virtual son responder correos electrónicos, gestionar calendarios, reservar viajes, realizar investigaciones, gestionar cuentas de redes sociales, crear contenidos y prestar servicios de atención al cliente.
¿Cómo convertirse en Asistente Virtual?
El primer paso es evaluar tus habilidades y determinar qué servicios puedes ofrecer. A partir de ahí, puedes crear un sitio web o una cartera online para mostrar tus servicios y atraer a clientes potenciales. Trabajar en red con otros asistentes virtuales o comunidades empresariales online también puede ayudarte a encontrar trabajo como asistente virtual.
A la hora de fijar el precio de tus servicios, es importante investigar los estándares del sector y tener en cuenta tu nivel de experiencia y conocimientos. Muchos asistentes virtuales cobran una tarifa por hora, mientras que otros ofrecen tarifas fijas por servicios o paquetes específicos.
En cuanto a educación o formación, no se requieren cualificaciones específicas para ser asistente virtual. Sin embargo, hay cursos y programas de formación disponibles en Internet que pueden enseñarte las habilidades necesarias y proporcionarte una certificación. Además, puede ser beneficiosa la experiencia en un campo relacionado, como la administración o la atención al cliente.
Por último, es importante estar al día de las últimas tendencias y tecnologías del sector de los asistentes virtuales. Esto puede incluir asistir a conferencias o seminarios web, establecer contactos con otros profesionales y leer blogs o publicaciones del sector.
Principales Tareas de un o una Asistente Virtual
Tareas administrativas
- Contestar correos electrónicos y llamadas telefónicas
- Gestión de calendarios y programación de citas
- Introducción y organización de datos
- Reservar viajes
- Gestión de gastos y facturas
Tareas técnicas
- Gestión y mantenimiento del sitio web
- Gestión de redes sociales
- Campañas de marketing por correo electrónico
- Optimización de motores de búsqueda (SEO)
- Diseño gráfico y edición de video
Tareas creativas
- Creación de contenidos (por ejemplo, entradas de blog, artículos, videos)
- Redacción y edición
- Diseño de marcas y logotipos
- Diseño y desarrollo de productos
- Investigación y análisis de mercado
Habilidades básicas de una o un Asistente Virtual
Para convertirse en un asistente virtual de éxito, son necesarias varias habilidades clave, como la comunicación, gestión del tiempo, habilidades técnicas, resolución de problemas y otras.
Habilidades de comunicación
Como asistente virtual, tendrás que comunicarte eficaz y profesionalmente con tus clientes y equipo a través de diversos canales, como el correo electrónico, videochat, el teléfono y la mensajería instantánea. Deberás ser capaz de comprender y seguir instrucciones con claridad, y también sentirte cómodo con el uso de diversas herramientas y programas de comunicación.
Es importante que tengas una gran capacidad de comunicación escrita y verbal, así como de escucha activa para asegurarte de que comprendes plenamente las necesidades del cliente.
Gestión del tiempo
Gestionar tu tiempo con eficacia es crucial como asistente virtual. Tendrás que hacer malabarismos con múltiples tareas y clientes simultáneamente, por lo que es esencial que sepas priorizar tu carga de trabajo y cumplir los plazos.
Esto requiere grandes dotes organizativas y capacidad para trabajar de forma independiente.
Capacidad de organización
Como asistente virtual, tendrás que hacer un seguimiento de varios horarios, citas y tareas para tus clientes. Debes ser muy organizada y capaz de gestionar tu carga de trabajo con eficacia.
Habilidades técnicas
Tendrás que sentirte cómoda con el uso de diversos programas y herramientas, como Microsoft Office, Google Suite, programas de gestión de proyectos, herramientas de comunicación, plataformas de redes sociales y otros.
También es beneficioso estar familiarizado con el diseño de sitios web, el SEO y el software de marketing por correo electrónico.
Habilidades de investigación
Es posible que tengas que realizar investigaciones en nombre de tus clientes, como estudios de mercado, análisis de la competencia y tendencias del sector. Debes ser capaz de realizar una investigación eficaz y recopilar información de forma organizada.
Capacidad para resolver problemas
Como asistente virtual, a menudo se te encargará encontrar soluciones a los problemas o idear soluciones creativas a los retos de forma rápida. Ser capaz de analizar una situación, identificar posibles soluciones y aplicarlas eficazmente es una habilidad importante.
Esto requiere una gran capacidad de resolución de problemas y de pensamiento crítico.
Herramientas básicas para trabajar como Asistente Virtual
Existen diversas herramientas, programas, servicios y técnicas que debes dominar para hacer el trabajo de asistente virtual. Es bueno que aprendas cuáles son y para qué sirve algunas de estas aplicaciones. No es necesario que sepas utilizar todas, pero es bueno que aprendas y adquieras experiencia con algunas de estas herramientas antes de comenzar a buscar clientes.
Programas y servicios básicos que debes conocer como Asistente Virtual
- Herramientas de comunicación: Slack, Skype, Zoom, Google Meet y otras.
- Gestión de proyectos: Trello, Asana, Monday.com, y otras.
- Gestión de redes sociales: Hootsuite, Buffer y otras.
- Administración del tiempo y facturación: Harvest, Toggl, Freshbooks, Google Sheets, Excel y otras.
- Productividad: RescueTime, Focus@Will, Técnica Pomodoro, y otras.
- Almaceniamiento en la nube: Dropbox, Google Drive, OneDrive, y otras.
- Herramientas de investigación: Google Scholar, Google Alerts, LinkedIn y otras.
Algunas herramientas de comunicación son:
- Slack: competencia en el uso de canales, mensajes directos e integraciones.
- Skype/Zoom/Google Meet: capacidad para programar reuniones y unirse a ellas, utilizar las funciones de pantalla compartida y grabación, y solucionar problemas comunes.
Herramientas de gestión de proyectos:
- Trello: capacidad para crear tableros, listas y tarjetas, asignar tareas, fijar fechas de vencimiento y seguir el progreso.
- Asana: capacidad para crear proyectos, tareas y subtareas, asignar miembros del equipo, fijar plazos y utilizar funciones de gestión de proyectos.
- com: capacidad para crear tableros, elementos y columnas, establecer plazos y utilizar funciones de automatización del flujo de trabajo.
Servicios de gestión de redes sociales:
- Hootsuite: Programa, publica contenido, controla las conversaciones y realiza un seguimiento de las analíticas.
- Buffer: Programa, publica contenidos, sigue las analíticas y obtén recomendaciones de contenidos.
- Sprout Social: Gestiona varias cuentas, programa, publica contenido, controla las analíticas y realiza un seguimiento de los mensajes de las redes sociales en una sola bandeja de entrada.
- CoSchedule: Programa, publica contenidos, colabora con equipos, realiza un seguimiento de los análisis y gestiona el calendario de marketing.
Aplicaciones de seguimiento del tiempo y facturación:
- Harvest: Capacidad para controlar el tiempo de tareas y proyectos, crear facturas y utilizar las funciones de informe de tiempo.
- Toggl: Sirve para realizar el seguimiento del tiempo de forma manual o automática, crear informes e integrarse con otras herramientas.
- Freshbooks: Dominio de la creación de facturas, seguimiento de gastos y gestión de cuentas de clientes.
- Excel y Google Sheets
Herramientas de productividad:
- RescueTime: Capacidad para controlar el tiempo dedicado a diversas actividades y aplicaciones, establecer objetivos y crear informes.
- Focus@Will: Competencia en el uso de la aplicación para mejorar la concentración y la productividad mediante música y paisajes sonoros.
- Técnica Pomodoro: Capacidad de utilizar la técnica para dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, hacer pausas y mantener la concentración.
Herramientas de almacenamiento en la nube:
- Dropbox: Habilidad para crear y organizar carpetas, compartir archivos y colaborar con otros.
- Google Drive: Capacidad para crear y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y utilizar funciones de colaboración.
- OneDrive: Competencia para subir y compartir archivos, crear y organizar carpetas, y utilizar las funciones de copia de seguridad y restauración.
Además de estas habilidades específicas, los asistentes virtuales también deben tener sólidas habilidades técnicas, incluido el dominio de Microsoft Office y Google Suite, conocimientos básicos de HTML y CSS, y capacidad para solucionar problemas informáticos comunes.
Ventajas y Desventajas de trabajar como Asistente Virtual
En general, trabajar como asistente virtual puede ofrecer numerosas ventajas, como flexibilidad y mayores oportunidades, pero también presenta retos como el aislamiento y la falta de seguridad laboral. Es importante que las personas que se planteen una carrera como asistentes virtuales sopesen cuidadosamente los pros y los contras y determinen si este tipo de trabajo se ajusta a sus habilidades y estilo de vida.
Ventajas de trabajar como asistente virtual
- Flexibilidad: Los asistentes virtuales a menudo pueden establecer sus propios horarios y trabajar desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que permite un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Mayores oportunidades: El auge del trabajo a distancia ha provocado un aumento de la demanda de asistentes virtuales, lo que ofrece más oportunidades laborales.
- Variedad de tareas: Los asistentes virtuales pueden trabajar con distintos clientes y realizar diversas tareas, lo que da lugar a una experiencia laboral más diversa e interesante.
- Menores gastos generales: Los asistentes virtuales no necesitan una oficina física, lo que reduce los gastos generales, como el alquiler y los servicios públicos.
Desventajas de trabajar como asistente virtual:
- Aislamiento: Trabajar a distancia puede provocar sentimientos de aislamiento y desconexión con los compañeros.
- Falta de seguridad laboral: Los asistentes virtuales suelen trabajar como contratistas independientes y puede que no tengan la seguridad laboral que conlleva un empleo tradicional.
- Automotivación: Trabajar de forma independiente requiere un alto nivel de automotivación y disciplina para cumplir los plazos y completar las tareas.
- Sin beneficios: Como contratistas independientes, los asistentes virtuales no reciben prestaciones como seguro médico o tiempo libre remunerado.